Ogni documento ha un proprio ciclo di vita che deve essere amministrato attraverso la corretta gestione documentale. Questo perché i documenti portano con sé informazioni che devono necessariamente essere acquisite e archiviate, ma anche disponibili qualora fosse necessaria una consultazione futura. Non importa di quali dati si tratti, che siano di tipo amministrativo, contabile, giuridico o commerciale, la corretta organizzazione prevede che la gestione documentale venga applicata in ogni campo.
I vantaggi della gestione documentale
Effettuare una corretta gestione documentale permette anche di avere dei vantaggi:
- Riduzione dei costi: se i documenti vengono gestiti e archiviati in modo corretto (e soprattutto informatico), si semplificano i worlflow e si abbattono i costi di eventuali perdite del cartaceo o derivati da una cattiva gestione. Per questo è molto importante ottimizzare questo processo.
- Documenti sempre disponibili: i sistemi di gestione dei documenti consentono la dispononilità immediata degli stessi, che possono essere consultati da chiunque possieda le autorizzazioni necessarie.
- Conservazione inalterata: un documento ha valore solo se viene conservato inalterato. Per mantenere anche il valore legale è molto importante che i documenti vengano archiviati secondo i processi della conservazione digitale
Quando serve la conservazione digitale
Un buon DMS (Document management system) non sempre è sufficiente: quando si parla di documenti con validità legale, è bene sapere che la conservazione digitale è fondamentale per rispettare i termini stabiliti dalla legge in materia di conservazione documentale. Nel 2022, le regole ad esso attribuite sono state snellite, sono stati definiti i ruoli del Responsabile del servizio di conservazione e il responsabile dei sistemi informativi per la conservazione, sono stati poi definiti anche i documenti oggetto di inclusione e il relativo raggruppamento dei dati. Per mettere in pratica tutto questo, è necessaria la verifica di diversi fattori tra cui protocollo informatico, classificazione del documento, identificazione dei documenti, produzione di fascicoli. Sono infine oggetto di conservazione digitale:
- fatture elettroniche
- contratti firmati digitalmente
- messaggi mail inviati tramite PEC
Se hai bisogno di ulteriori chiarimenti su come operare la gestione documentale o la conservazione digitale, il nostro team è sempre a disposizione. Non è sempre facile riuscire a capire i meccanismi di legge nascosti dietro a queste procedure, ma con il software giusto non sarà più un problema.