La gestione dei documenti aziendali è una delle attività più critiche per garantire efficienza, sicurezza e conformità normativa. Utilizzare un software per la gestione documentale non è più una scelta, ma una necessità per tutte le imprese che vogliono restare competitive nell’era digitale.
Cos’è la gestione documentale?
La gestione documentale comprende tutte le attività legate alla creazione, archiviazione, organizzazione, condivisione e conservazione dei documenti aziendali, siano essi in formato cartaceo o digitale.
Un sistema efficiente permette di avere sempre a disposizione le informazioni giuste, nel momento giusto.
Oggi, digitalizzare questi processi significa ridurre il rischio di perdita dei documenti, abbattere i costi di stampa e archiviazione e garantire la conformità con normative come il GDPR o la conservazione sostitutiva.
Quali sono i requisiti per una gestione documentale efficace?
Una gestione documentale moderna deve rispondere ad alcuni requisiti fondamentali:
- Accessibilità: i documenti devono essere facilmente rintracciabili da qualsiasi luogo.
- Sicurezza: è essenziale proteggere i dati da accessi non autorizzati.
- Collaborazione: più utenti devono poter lavorare sugli stessi documenti, anche in modalità remota.
- Tracciabilità: ogni modifica deve essere monitorabile per garantire trasparenza e controllo.
- Automazione: ridurre al minimo le operazioni manuali velocizza i flussi di lavoro.
Un software per la gestione documentale ben progettato risponde a tutte queste esigenze, migliorando sensibilmente l’efficienza aziendale.
Perché un software è fondamentale per la gestione documentale?
Senza un sistema centralizzato, i documenti rischiano di disperdersi tra email, cartelle locali e server aziendali. Un software per la gestione documentale permette invece di:
- Centralizzare tutti i documenti in un unico archivio digitale
- Automatizzare flussi approvativi e processi di invio
- Rendere i file sempre disponibili, anche da remoto
- Aumentare la produttività e ridurre gli errori manuali
Secondo uno studio IDC, il 21,3% del tempo lavorativo viene sprecato nella ricerca di informazioni: un software documentale può ridurre drasticamente questa inefficienza.
Come Arca Evolution ottimizza la gestione documentale
Arca Evolution è il gestionale ideale per integrare anche la componente documentale in un ecosistema aziendale digitale. Ecco alcune delle sue funzionalità più utili:
- Inserimento e modifica di documenti di vendita, acquisto e magazzino
- Approvazione documenti da remoto
- Invio automatico dei documenti via email
- Evasione puntuale o massiva, come nella fatturazione
- Ricerca veloce e stampa da qualsiasi luogo
Grazie al suo User Web, Arca Evolution garantisce un accesso rapido e sicuro ai documenti anche fuori sede, migliorando la reattività e la collaborazione tra i reparti.
Adottare quindi un software per la gestione documentale non è solo una scelta tecnologica, ma una vera e propria evoluzione del modo di lavorare.
Con Arca Evolution puoi gestire ogni fase del ciclo documentale in modo fluido, integrato e sicuro e noi ti possiamo supportare nella sua integrazione all’interno della tua azienda.
