Archiviazione Documentale

Con Arca Evolution è possibile associare al gestionale documenti cartacei - acquisiti a mezzo scanner o fax - e file.

L’archiviazione digitale è prevista sia su server che su client, per condividere i documenti con tutta l’azienda o riservarne la consultazione a uno o più operatori. Tutto ciò permette la totale congruenza delle informazioni in archivio e accessi veloci ai documenti.

I principali vantaggi dell'archiviazione ottica dei documenti sono:

• • la riduzione degli spazi dedicati all'archivio è estrema: si passa dai metri cubi ai pochissimi centimetri cubi necessari a contenere le stesse informazioni;
• • minimizzazione dei costi di gestione: meno spazio occupato, meno personale necessario ad archiviare, riordinare e ricercare manualmente documenti a volte introvabili;
• • la riservatezza e la sicurezza degli archivi è totale: i documenti non sono alla portata di tutti, ma sono accessibili solo a chi è abilitato;
• • condivisione istantanea e ufficio senza carta: non più documenti cartacei che passano da una scrivania ad un' altra, ma condivisione totale ed immediata;
• • aumento della produttività: eliminazione di tempi morti e più tempo per pensare, decidere ed agire;
• • miglioramento dell' immagine aziendale: risposte sempre pronte e certe, in qualsiasi momento.

La possibilità di associare documenti scannerizzati o files in qualsiasi formato a: documenti, movimenti contabili, clienti, articoli, lotti, commesse, distinte basi, fasi di produzione.
Gli utenti del gestionale possono rintracciare in modo comodo e veloce e aprire ogni elemento associato senza dover cercare sugli archivi cartacei tramite una comoda funzione di ricerca. Durante il processo di acquisizione dati il sistema provvede a creare in automatico le chiavi di ricerca necessarie al successivo ritrovamento del documento stesso.

La funzione di acquisizione da scanner è abilitata nei punti più strategici del gestionale: nella registrazione dei movimenti contabili, nella creazione di documenti (es, ordine cliente, ordine fornitore, ecc), nelle anagrafiche cliente e fornitore. Quindi la possibilità di vedere immediatamente dalla scheda anagrafica di un cliente tutti i documenti ad esso associati consente un significativo risparmio di tempo e migliora la qualità del lavoro.